Open space miał sprzyjać komunikacji i oszczędnościom, a w praktyce często zamienia się w halę, w której każda rozmowa telefoniczna, stukanie w klawiaturę i przechodzący obok kolega rozpraszają wszystkich w promieniu kilku metrów. Problem nie leży w tym, że ludzie rozmawiają - to naturalna część pracy zespołowej. Leży w tym, że dźwięk nie ma się gdzie podziać. Twarde podłogi, szklane ściany, gładkie sufity i biurka bez żadnych przegród odbijają każdy dźwięk, przez co nawet cicha wymiana zdań niesie się przez pół pomieszczenia. Zanim zacznie się wprowadzać zakazy, warto zrozumieć, że hałas to kwestia fizyki, a nie kultury osobistej.

Podstawą jest ograniczenie liczby powierzchni odbijających dźwięk. Panele akustyczne na ścianach i suficie, wysokie wykładziny dywanowe, zasłony z grubych tkanin, a nawet tapicerowane siedziska działają jak pochłaniacze - redukują pogłos i sprawiają, że rozmowa dwóch osób nie dociera do całego działu. Dobre efekty daje też ustawienie biurek w taki sposób, by ludzie nie siedzieli naprzeciwko siebie bez żadnej bariery. Warto zajrzeć do materiałów o tym, jak wygląda wyciszanie biura i poprawa akustyki krok po kroku, bo kolejność działań ma znaczenie - najpierw tłumimy dźwięk, dopiero potem ustalamy zasady.

Same rozwiązania techniczne nie wystarczą, jeśli nikt nie zadba o organizację pracy. Wydzielenie kilku stref ciszy, w których obowiązuje zakaz rozmów, pozwala osobom potrzebującym skupienia po prostu przenieść się w inne miejsce. Telefony warto kierować na tryb cichy, a rozmowy załatwiać w boksach telefonicznych albo przy oddalonych od biurek sofach. Pomaga też umówienie się na krótkie, konkretne rozmowy przy biurku zamiast długich dyskusji nad czyimś monitorem. Kiedy ludzie wiedzą, gdzie mogą porozmawiać, a gdzie nie, przestają się wzajemnie pilnować i napięcie spada.

Warto pamiętać, że całkowita cisza w open space nie jest realna i nie o nią chodzi. Celem jest obniżenie poziomu dźwięku do takiego, przy którym można pracować bez zatyczek w uszach i bez słuchawek z muzyką na maksa. Połączenie rozwiązań akustycznych z kilkoma prostymi nawykami daje efekt lepszy niż jakakolwiek pojedyncza zmiana. Najgorsze, co można zrobić, to postawić kilka paneli i uznać temat za zamknięty - akustyka biura to proces, który wymaga obserwacji i korygowania tego, co faktycznie przeszkadza zespołowi.